بسته به هدف شما از سفر و زمانی که پیش رو دارید، می‌توانید از یکی از دو شکل وقت سفارت عادی یا فوری استفاده کنید. هر یک از این دو تعیین نوبت، شرایط خاص خود را دارند که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.
این نوع وقت مصاحبه سفارت زمانی کاربرد دارد که متقاضی برای انجام و پیگیری امور دریافت ویزای خود زمان خاصی را مد نظر نداشته باشد. مزیت گرفتن نوبت سفارت عادی این است که می‌توان بدون عجله کردن، تمامی مدارک خواسته شده را جمع آوری و ترجمه کرده و احتمال ریجکت درخواست ویزا را کاهش داد.
اگر به عنوان یک متقاضی برای سفر خود عجله دارید، می‌توانید از وقت مصاحبه سفارت فوری استفاده کنید. وجه تمایز این نوع تعیین نوبت از سوی کنسولگری مورد نظر این است که کمتر از ۲ هفته از ثبت درخواست خود می‌توانید امور مربوط به ویزای خود را پیگیری کنید. البته ناگفته نماند که برای استفاده از این نوع وقت، باید هزینه بیشتری نیز بپردازید.
مهم ترین سؤال برای کسانی که تا به حال برای دریافت ویزا اقدام نکرده اند این است که چگونه وقت سفارت بگیریم؟ شما می‌توانید با کمک گرفتن از یک آژانس مسافرتی یا سرویس‌های ارائه دهنده این خدمات بدون نگرانی از گرفتن نوبت سفارت، این کار را انجام دهید. البته شما خودتان هم می‌توانید این کار را انجام دهید، به شرطی که از زمان باز شدن سامانه‌های نوبت دهی سفارت مورد نظر خود اطلاع داشته باشید.
حتی اگر قرار باشد تعیین نوبت سفارت را به دیگری بسپارید، اما بهتر است برای اطلاع دقیق از شرایط پذیرش نوبت کنسولگری مورد نظر خود، اطلاعات لازم را در این زمینه به دست آورید. در ادامه می‌توانید از کمک یک آژانس تخصصی در این زمینه برای رزرو وقت سفارت یا دریافت اعلان مربوط به آزاد شدن وقت سفارت مثل اماپو استفاده کنید.
تعیین وقت سفارت کشورها به دو شکل آنلاین و حضوری انجام می‌شود. در واقع بعد از دریافت زمان سفارت به شکل آنلاین، باید به صورت حضوری به کنسولگری مورد نظر خود مراجعه کنید. این مورد به کشوری بستگی دارد که قرار است به آن سفر کنید. از آن جایی که کشورهای زیادی در ایران سفارت خانه ندارند، متقاضیان ایرانی باید برای گرفتن ویزای کشور مورد نظر، به یک کشور واسطه مراجعه کنند. در این حالت باید حتماً به کمک یک فرد آگاه، از شرایط گرفتن وقت چنین سفارت‌هایی اطمینان حاصل کنید. تعیین وقت به کمک پر کردن فرم مربوطه مطابق با قوانین سفارت انجام خواهد شد.
کانفرم یا تأییدیه وقت بعد از تعیین زمان نوبت سفارت به شکل آنلاین انجام می‌شود. این تأییدیه نشان می‌دهد که درخواست دریافت نوبت شما با موافقت سفارت مواجه شده است. متقاضی باید بر اساس اطلاعات مندرج در این برگه به کنسولگری مراجعه کند.
در قدم آخر باید حتماً در تاریخ و زمان تعیین شده به سفارت مورد نظر خود مراجعه کنید. دقت داشته باشید که عدم حضور در این زمان موجب از بین رفتن نوبت شما خواهد بود و برای گرفتن وقت دوباره نه تنها باید باز به همان میزان قبلی صبر کنید، بلکه باید هزینه گرفتن نوبت را متحمل شوید.
بسته به سفارت مورد نظر، گرفتن وقت از آن زمان دقیقی ندارد. در واقع گرفتن وقت سفارت به عوامل متعددی وابسته است که یکی از آن‌ها نوع درخواست یعنی عادی یا فوری بودن نوبت سفارت است. بسته به اینکه بخواهید کدام یک از انواع ویزای کاری، تحصیلی، توریستی، سرمایه گذاری و غیره را درخواست کنید، تعیین زمان مصاحبه برای آن نیز متغیر خواهد بود.
یکی از موارد مهم در تعیین سفارت، میزان درخواست ویزا برای یک کشور خاص است. بنابراین هر چه درخواست‌ها برای یک کشور خاص مثل کانادا بیشتر باشد، به طور قطع، زمان بیشتری طول می‌کشد تا سامانه دریافت نوبت باز شود تا کاربران بتوانند برای تعیین وقت اقدام کنند. اما در صورت داشتن عجله، می‌توانید از وقت سفارت فوری استفاده کنید. نکته جالب این است که گاهی این شیوه می‌تواند حتی در همان روز یا روز بعد برای شما وقت تعیین کند. برای اطلاع از آزاد شدن وقت گیری سفارت قبرس همراه اماپو باشید.
بسته به اینکه از چه روشی برای تعیین نوبت سفارت استفاده می‌کنید، این هزینه متغیر خواهد بود. کمک گرفتن از یک مرکز ارائه دهنده خدمات رزرو وقت یا اعلام آزاد شدن وقت سفارت مثل اماپو، هزینه مجزایی برای تعیین وقت دارد. در کنار آن باید بسته به سفارت کشور مورد نظر خود، یک هزینه مشخص را نیز پرداخت کنید. به طور کلی اگر خود شما برای تعیین نوبت سفارت اقدام کنید، هزینه کمتری را متحمل خواهید شد اما ممکن است با مشکلات بیشتری مواجه شوید. پرداخت هزینه استفاده از خدمات مجموعه‌های معتبر مانند اماپو می‌تواند باعث شود تا با بسیاری مشکلات در فرایند دریافت وقت سفارت و گرفتن ویزا مواجه نشوید.
برای دریافت نوبت سفارت مورد نظر خود، باید یک سری مدارک را در کنار تأمین هزینه لازم، جمع آوری کنید. از آن جایی که هر کشو مدارک مخصوص به خود را دارد، ما در ادامه تنها به لیستی از اسناد مشترک بین کنسولگری‌های مختلف می‌پردازیم.
• مدارک هویتی از جمله شناسنامه، گذرنامه، کارت ملی
• عکس با مشخصات خواسته شده
• ارائه مدارک مالی (گردش مالی سه ماه اخیر)
• ارائه مدارک تحصیلی (در برخی از مواقع)
• ارائه اسناد سفر مانند بلیط رفت و برگشت، بیمه مسافرتی، دعوت نامه یا واچر هتل
تعیین وقت سفارت زمان مشخصی ندارد، زیرا سایت‌های مورد نظر به صورت لحظه ای خدمات تعیین وقت را ارائه می‌دهند. بنابراین شما باید با اطمینان از الگوریتم آن، به صورت مکرر به سایت مورد نظر مراجعه کنید تا با زمان‌هایی که وقت گرفتن نوبت خالی می‌شود، آشنا شوید. برای مثال سفارت اتریش در برخی از مواقع رأس ساعت ۲:۳۰ دقیقه شب برای ارائه نوبت به متقاضیان از سایت این کنسولگری اقدام می‌کند، ولی به دلیل تقاضای بسیار بالا، تمامی نوبت‌ها در کمتر از ۲۰ ثانیه پر می‌شوند. بنابراین حتی در صورت دانستن زمان دقیق تعیین نوبت، گرفتن وقت سفارت اتریش اصلاً کار ساده ای نخواهد بود. بنابراین می‌توانید بدون هیچ دردسری خدمات رزرو وقت سفارت با اطلاعات خود را به مجموعه اماپو بسپارید تا خیالتان از بابت گرفتن نوبت سفارت راحت باشد.
• امروزه به دلیل افزایش درخواست ویزا، کلاهبرداران و سودجویان نیز افزایش پیدا کرده اند که امکان دارد در مقابل دریافت پول، هیچ نوبتی از سفارت برای شما نگیرند. بنابراین علاوه بر کمک گرفتن از یک مرجع معتبر، مطمئن باشید که برگه دریافت وقت سفارت شما واقعی بوده و از استانداردهای لازم برخوردار است.
• برای صدور ویزا به سفارت، باید حتماً پول نقد (دلار یا یورو) همراه خود داشته باشید. تعیین نوع پول بر اساس قوانین سفارت مورد نظر متغیر است.
• از بردن وسایل ممنوعه به سفارت حین مراجعه به آن خودداری کنید.
• همانطور که گفتیم، در گرفتن وقت سفارت باید کاملاً وقت شناس باشید. توصیه می‌کنیم حداقل ۳۰ دقیقه قبل از رسیدن موعد نوبت خودتان، در کنسولگری حضور پیدا کنید.
تعیین وقت سفارت برای اکثر افراد، یکی از حیاتی‌ترین و سخت‌ترین مراحل مهاجرت محسوب می‌شود. بررسی کردن و زیر نظر داشتن این مورد کاری سخت و بسیار خسته کننده می‌باشد و بعضا باعث ایجاد نارضایتی و نا امیدی در افراد می‌شود. [ادامه]
